ПРОЕКТЫ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ЗАТРАТ

Из целого ряда зарекомендовавших себя схем и стратегий для снижения себестоимости в цепи поставок можно назвать внедрение специализированного программного обеспечения, и методов эталонного тестирования, комбинирование сборных и целевых отгрузок, привлечение 3 PL провайдеров, а также использование многоразовых контейнеров.

Почему некоторые компании неохотно предпринимают, какие либо шаги для снижения себестоимости? Возможно, это объясняется тем, что любая новая схема работы, будь то ее выбор или внедрение, неизбежно связана с неизвестностью и риском. Для увеличения вероятности успешности проекта следует соблюдать ряд правил и шагов, таких как: оценка операционной деятельности, вовлечение руководителей высшего звена, промежуточный контроль стадий проекта.

ОЦЕНКА ОПЕРАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Перед запуском проекта по снижению себестоимости произведите оценку своих операций с целью определения «точки отсчета» и выявления областей требующих наибольшего внимания. Первоначальная оценка должна охватывать такие составляющие вашей организации как возможности информационного обеспечения, обязанности персонала, операционные издержки и бюджет. Такая оценка тем более важна в силу того, что неверное решение или неудачное внедрение может стоить денег или создать неблагоприятную обстановку для новых изменений.

Следующим шагом определите стоимость каждого проекта или процессуального изменения, включая персонал, время, деньги и влияние на организацию в существующем виде. Затем обозначьте ожидаемые выгоды для компании и клиентов, а также установите временные рамки для достижения поставленных целей.

Например, один из наших клиентов в фармацевтической индустрии собирался установить приборы наблюдения на производственном оборудовании, чтобы удостоверится в точности дат и кодах товара на 100% наименований до их отгрузки. Неверно указанная или не читаемая информация может привести к отрицательной реакции со стороны покупателей, либо карательным мерам со стороны контролирующих организаций.

Перед представлением проекта руководству компании мы провели оценку по следующим параметрам:

Затраты вызванные поставкой бракованных элементов
Ожидаемое количество дефектов, которые не будут распознаны автоматикой
Стоимость нового контрольного оборудования
Возможности интеграции нового программного обеспечения с существующим
Сроки внедрения системы и обучения персонала
Ожидаемый эффект от снижения количества ошибок и уменьшения временных затрат на проверку вручную
Альтернативы предлагаемому проекту

ВНЕДРЕНИЕ ПРИ ПОДДЕРЖКЕ ВЫСШЕГО РУКОВОДСТВА

Для увеличения шансов успешного внедрения новых технологий необходимо заручится поддержкой руководства, которое имеет более полное представление о целях компании и ее бюджете. Создание управляющего комитета с привлечением высшего руководства должно помочь выявить наиболее перспективные области для оптимизации цепи поставок.

Необходимо создать организационный комитет для того, чтобы обеспечить регулярное участие руководства в проектах по улучшению, что позволит повысить статус самого проекта и явится дополнительным мотивационным фактором для команды.

Для успеха проекта важен настрой команды. Очень часто реализация проваливается, либо существенно затягивается по срокам из-за отсутствия чувства ответственности или недостаточной значимости проекта для его участников. Особенно часто это бывает в организациях с матричной структурой, когда люди подчиняются сразу нескольким руководителям. Чтобы снизить риск неудач, организационный комитет должен назначить проектных менеджеров, удостовериться в соответствии способностей участников проекта его целям и непосредственно сформулировать цели и задачи. Руководители проекта должны затем собрать команды и определить обязанности каждого.

Если для проекта нужны новые компьютерные программы или оборудование, члены команды должны провести тщательный поиск поставщика для нахождения наилучшего. Не следует упускать из внимания наличие у поставщика некого уникального оборудования или опыта, который поможет обеспечить успешное использование программ.

Приняв решение, члены команды должны вновь обратиться к первоначальным директивам и поставить практические задачи по выполнению.

План внедрения должен соответствовать целям проекта. В нем также необходимо учитывать, как успех проекта повлияет на деятельность организации в целом. Нередко он напрямую зависит от работы новых технологий. Поэтому, поставщики должны сообщать, каким образом технологии могут изменить режим работы и какие преобразования возникнут в работе людей и организации процессов. Не забывайте однако, что правильно примененные технологии не всегда обеспечивают успех всего проекта.

В общем случае, всеобъемлющий план внедрения должен включать в себя следующие 5 критериев:

РУКОВОДСТВО И ОЦЕНКА. «Вехи» проекта, оценка риска и возможности его снижения, начало новых этапов, процесс обмена информацией, уровень эффективности деятельности и требования к завершению проекта.
ТЕХНОЛОГИИ. План внедрения, пробная программа и жизненный цикл.
УРОВЕНЬ КАЧЕСТВА. Общее решение и внедрение, оценка качества изнутри и извне (клиенты).
ЛЮДИ. План обучения, организационные и культурные изменения.
ПРОЦЕСС. Определение и план внедрения обновленной операционной модели.

После одобрения фармацевтического проекта, руководство компании-клиента передало проект лидирующему производителю, знакомому со спецификой нового оборудования и который получит прямую выгоду в случае успеха. Мы разработали цели проекта, план интегрирования и проверки системы на одной из линий, и тренинг план персонала.

Высокая мотивация руководителя проекта позволили максимально использовать ресурсы, заручиться поддержкой высшего менеджмента и обеспечить плавное внедрение системы контроля – приборов наблюдения – в общий процесс работы.

ДЛЯ ЗАКРЕПЛЕНИЯ УСПЕХА - ПРОВЕРЬТЕ ЕЩЕ РАЗ

При управлении проектами перед следующим этапом всегда необходимо проверить предыдущий. Перед завершением последнего этапа проекта команда, работавшая над проектом, и управляющий комитет должны проверить первые результаты и собрать информацию для усовершенствования долгосрочных результатов.

Проверка должна подтвердить верное внедрение проекта и успех обновленного операционного режима. Команде следует проверить исходные данные и результаты после реализации.

Участники команды должны усвоить уроки, полученные в ходе работы, взаимодействия с другими членами организации и заказчиками для использования этого опыта в своей дальнейшей работе. Следует сохранить отчеты, результаты тестов и любую другую документацию, которая может потребоваться после завершения проекта.

дата последнего изменения: 28.10.2009 12:40